​Obstbaron GmbH: „Mit der neuen GEBRA-Suite ERP-Lösung ist gut Kirschen essen“

Der Obstbaron (www.obstbaron.de) ist ein deutschlandweiter Lieferant von frischen und individuell zusammengestellten Obst- und Gemüsekörben für kleine, mittlere und große Unternehmen jeglicher Branchen. Über ein Franchise-System werden heute von fünf Standorten aus 15 Städte direkt versorgt, das gesamte Bundesgebiet per Versand. Insgesamt werden aktuell über 900 Unternehmen mit einem Abo regelmäßig beliefert. Die Obstbaron-Gruppe beschäftigt ca. 60 Mitarbeiter und generiert einen Jahresumsatz von ca. 2,5 Mio Euro.

Die Anforderung

Im Jahr 2010 gegründet, hatte sich der Obstbaron zu einem mittelständischen Unternehmen mit mehreren Franchise-Niederlassungen entwickelt und besitzt eigenen Angaben zufolge „großes Wachstumspotenzial“. Die betriebswirtschaftlichen Softwarelösungen wuchsen jedoch – wie so oft – nicht adäquat mit. Anstelle einer ganzheitlichen ERP-Lösung wurden viele Prozesse manuell oder halb automatisch durch einen Mix aus verschiedenen Programmen und Anwendungen unterstützt. „Wir waren auf der Suche nach einem ganzheitlichen System. Durch die Individualität, die unser Geschäftsmodell mit sich bringt, konnten wir auf kein „fertiges“ Produkt zurückgreifen“, erzählt Justus Stieler, Gründer und Geschäftsführer beim Obstbaron. Nach mehreren gescheiterten Versuchen griff man auf eine Ausschreibung mit Pflichtenheft zurück. Ganz oben auf der Liste stand die Automatisierung von Prozessen rund um die vielfältigen und individuellen Bestellungen, Abos, Auslieferungen, aber auch die Personal- und Fahrzeugdisposition. Die komplexen Arbeitsabläufe, Sonderfälle und Szenarien sollten über eine Logik abgebildet und möglichst stark automatisiert werden, um Ressourcen zu sparen und Fehler zu reduzieren.

Die Lösung

Die GEBRA-IT baute einen Konfigurator. Im Hintergrund bleibt die sogenannte Basisstückliste mit den daraus erstellten Kundenstücklisten verknüpft, sodass Massendatenveränderungen vollautomatisch durchgeführt werden. Kommt es zu notwendigen Anpassungen beispielsweise aufgrund von saisonalen Einkaufsengpässen oder Qualitätsproblemen beim Obst und Gemüse, müssen die Mitarbeitenden beim Obstbaron lediglich die Basisstücklisten anpassen (z.B. Apfelsorten austauschen). Zusätzlich hinterlegte GEBRA-IT ein komplexes Regelwerk mit eigenentwickelter Logik für die Feiertags-Problematik. Die Software erkennt, ob die Lieferung an einem Feiertag erfolgen würde, verschiebt sie oder lässt sie je nach Fall auch ausfallen. Die vielen verschiedenen Szenarien wurden untereinander logisch und hierarchisch gegliedert und verknüpft. Auch die Tourenplanungssoftware von AIS alfaplan wurde per Schnittstelle angebunden. Das erleichtert und beschleunigt dem Unternehmen zufolge nun die Prozesse rund um Kommissionierung und Logistik. Zudem erhielt das Handling des Rechnungsversandes ein Tuning: Es wurde automatisiert und damit deutlich vereinfacht. „Was früher Stunden dauerte, geht jetzt in Minuten.“

Der Projekterfolg

Die vorher nur manuell zu erledigenden Tasks wurden in einzelne Applikationen mit Logiken umgewandelt, um so standardisierte und automatisierte Prozesse und einfache Bedienung zu realisieren. „Obstbaron spart auf diesem Weg enorm viel Zeit und Ressourcen. Neben der massiven Zeitersparnis wurde durch den Wegfall der meisten manuellen Prozesse die Fehleranfälligkeit stark reduziert. Auch für die Zukunft ist man nun bestens gerüstet“, so Justus Stieler. Die neue Lösung ist cloudbasiert, das bedeutet, Mitarbeitende können problemlos zwischen den fünf verschiedenen Standorten wechseln und das Onboarding ist so einfach wie nie. „Damit ist die Grundlage für weiteres Wachstum gelegt, denn die ERP-Lösung ist in jeder Hinsicht uneingeschränkt skalierbar und flexibel anpassbar – bei der Zahl der Standorte und Mitarbeitenden, sowie bei Kunden- und Produktanzahl. Wir sind ausgesprochen glücklich und zufrieden, mit GEBRA-IT einen Partner gefunden zu haben, der uns so gut erfasst, betreut und Lösungen anbietet. Nach der Einführung läuft das System besser als erwartet und alle Mitarbeiter schätzen diese neue Arbeitsweise und Erleichterung der Prozesse sehr. Wir entwickeln das System im laufenden Betrieb stetig weiter. Die erste Projektphase steht kurz vor dem Abschluss. Für die Zukunft wünschen wir uns, dass es genauso weiter geht“.

Auf einen Blick:

Aufgaben/Anforderungen

•    Eliminierung möglichst vieler manueller Prozesse, möglichst hoher Automatisierungsgrad

•    Berücksichtigung von Feiertagen, Sonderfällen, saisonalen Änderungen bei der Ware und der wöchentlichen Einkaufssituation

•    Standortübergreifende Nutzung (Franchise)

•    Integration der Tourenplanungssoftware

 Umsetzung

•    ERP-Lösung auf Basis von Low-Code-Development, maßgeschneiderte Anpassungen an Bedürfnisse des Kunden

•    Automatisierung der meisten Prozesse, Änderung von Stücklisten in Minuten für Tausende Abos

•    Komplexes Regelwerk für Feiertage, einfache Kommissionierung entsprechend der Tourenplanung

•    Automatisches Versenden der Rechnungen

Mehrwert

•    Massive Zeiteinsparung und Kosteneinsparung, papierlose Kommissionierung auf Tablets

•    Eliminierung von Fehlerquellen, Ineinandergreifende Prozesse und Workflows

•    Einfache Einarbeitung von Mitarbeitern

•    Einheitliche Präsenz (Franchise), Sicherheit und Kostenkontrolle